Задолго до старта BUILDING MANAGEMENT становится правилом работы профессионалов

достичь наибольшей эффективности проектирования и строительства – с точки зрения дальнейшей эксплуатации;

избежать ошибок при проектировании и строительстве;

наладить взаимодействие с потенциальными арендаторами на ранней стадии;

осуществлять контроль исполнения проектных решений при строительстве;

добиться досконального знания управляющей компанией объекта к началу эксплуатации;

обеспечить эффективную приемку объекта в эксплуатацию.

Структура работы управляющей компании на стадии проектирования и строительства объекта недвижимости
Что касается структуры работы УК на строящихся объектах, то она реализуется через заключение договора консультационных услуг с инвестором или девелопером, который предусматривает целый ряд позиций.

Нас часто спрашивают об ответственности управляющей компании на этой стадии работы, так как, по сути, все оказываемые услуги являются консультационными, и все консультации УК принимаются инвестором по собственному усмотрению. Мы считаем, что на этом этапе работы управляющая компания максимально показывает свой потенциал, накопленные знания и навыки, и ее главная цель – остаться на объекте для оказания основных услуг (эксплуатации и управления объектом).

Вопросы проектирования объекта недвижимости
Следует отметить, что данный этап включает в себя не только работу архитектора, инженеров-конструкторов и проектировщиков. Проектирование объекта – это:

Управляющая компания должна проанализировать имеющуюся у собственника концепцию с тем, чтобы оценить архитектурные, конструктивные и инженерные решения – насколько они эффективны в целом, с точки зрения конечных пользователей (арендаторов), а также с позиции стоимости их содержания и обслуживания, функциональности и срока службы.

Такие важные вопросы, как расположение зон парковки, мест постов охраны, приема посетителей, возможности доступа к инженерным системам для их обслуживания, наличие подсобных помещений для обслуживающего персонала и специализированной техники, расположение и оснащение технических помещений, а также многие другие должны быть решены с участием управляющей компании.

В своей практике мы встречаем случаи, когда в целях экономии здания, позиционирующиеся как класс А, оснащаются оборудованием низкого качества. Например, лифтами, которые не обеспечивают требуемый интервал движения, имеют некачественные комплектующие и часто выходят из строя. В результате сравнительно низкая стоимость ежемесячного обслуживания таких лифтов не идет ни в какое сравнение со стоимостью постоянного ремонта и, что по нашему мнению особенно недопустимо для здания такого уровня, доставляет неудобство арендаторам.

Также имеют место ситуации, когда выбор инженерного оборудования происходит без привлечения управляющей компании. При этом порой оборудование оказывается «уникальным», комплектующие поставляются на заказ в течение длительных сроков, отсутствует опыт по эксплуатации, что, в совокупности, ставит под угрозу нормальное функционирование объекта, а также ведет к удорожанию стоимости его обслуживания.

Важная часть работы на данном этапе – участие в разработке технических заданий для инженерных систем. Управляющая компания обязана проанализировать способности той или иной системы, с учетом проектных возможностей, мощностей – с тем, чтобы разработать эффективное решение. Например, для системы контроля доступа желательно предусмотреть единую карту, которая будет давать допуск и на вход арендатора в здание, и на въезд на парковку. Также стоит учесть возможность ограничения доступа в те зоны объекта, которые не предназначены для посещения тем или иным пользователем. Очень важно, чтобы поставляемое программное обеспечение для обслуживания инженерных систем было просто в использовании соответствующими сотрудниками УК, а программные модули распространены в использовании, что позволит избежать долгих сроков поставки или наладки.

При необходимости отклонений от изначальных проектных решений (а такое случается почти на любом строящемся объекте) УК необходимо еще раз проанализировать проектную документацию, оценить последствия изменений – как с точки зрения будущей эксплуатации, так и стоимости обслуживания.

Вопросы коммерческого управления
Управляющая компания должна заранее подумать о том, как будут решаться многие коммерческие задачи. Для сего необходимо:

Управляющая компания должна проанализировать проекты данных документов с точки зрения дальнейшего коммерческого управления и разработать соответствующие положения, касающиеся дальнейшего управления, эксплуатации и обслуживания объекта.

Например, на этапе разработки письма о намерениях по аренде помещений необходимо отметить основные условия аренды, в том числе касающиеся управления и эксплуатации – указать приблизительную ставку будущих операционных расходов, описать их состав, предусмотреть страховые обязательства как арендодателя, так и арендатора и т.п.

На этапе предварительного договора аренды важно определить состояние, в котором здание и арендуемые помещения предоставляются арендатору для производства отделочных работ, четко прописать регламент проведения таких работ.

На этапе составления договора аренды УК обязана проработать все взаимосвязанные положения, по которым ей впоследствии придется сотрудничать с арендаторами: сбор и оплата аренды (если данные функции предполагается возложить на управляющую компанию), финансовая отчетность, страховые обязательства арендодателя и арендатора, четкий состав услуг по управлению и эксплуатации объекта, правила пользования объектом недвижимости для арендаторов и посетителей, правила выполнения изменений и улучшений арендуемых помещений и т.д.

В своей практике мы часто встречаем случаи, когда арендные документы разрабатываются без участия УК, что ведет к негативным последствиям – как для собственника объекта, так и для будущих арендаторов. Например, на одном и том же объекте могут быть прописаны правила для арендаторов, различающиеся между собой, или сформированы разные составы услуг по управлению и эксплуатации, что ведет к разобщению системы управления.

Важно понимать, что УК – это тот конечный орган, который будет обеспечивать процесс функционирования объекта. На основании уже имеющегося опыта, а также стандартов работы данной индустрии она должна разработать и сформулировать в арендных документах эффективные решения.

Скажем, о взаимодействии с потенциальными арендаторами объекта. Желательно, чтобы знакомство управляющей компании с арендаторами происходило как можно раньше, с этапа согласования договоров аренды. Управляющая компания должна осветить арендаторам объем, методы предоставления услуг, возможности оказания дополнительных индивидуальных услуг по требованию того или иного арендатора. Она должна понимать состав арендаторов на объекте, корпоративные требования каждого, стиль работы – с тем, чтобы учесть данные особенности в правилах пользования объектом недвижимости и различных инструкциях.

С учетом исходной информации по концепции строительства УК формирует предварительный бюджет операционных расходов, который берется за основу при маркетинге объекта. Как правило, при процессе строительства часто происходят различные изменения по сравнению с изначально принятыми проектными решениями. Например, меняется тип того или иного инженерного оборудования, расширяется зона парковки, устанавливаются дополнительные функции для инженерных систем и т.п. Задача УК в данном случае – отслеживать все изменения в ходе строительства и вносить соответствующие корректировки в бюджет. Мы всегда рекомендуем нашим клиентам не принимать решения об отклонениях от проекта без нашего участия, потому что имеют место случаи, когда такие действия ведут к увеличению стоимости операционных расходов, а также усложняют процесс эксплуатации.

Управляющая компания обязана также разработать схему финансового управления, чтобы обеспечить собственнику своевременное получение арендной платы, сформировать типы и регулярность предоставления управленческой отчетности как для внутреннего пользования собственника, так и для арендаторов. Особенно важно, чтобы к моменту выставления первых счетов арендаторам у собственника была четкая информация о размере начисленной арендной платы, так как на практике до момента получения свидетельства о праве собственности арендная плата только «начисляется», а предъявляется к оплате лишь после получения свидетельства.

Что касается страхования, то роль управляющей компании в данном вопросе – определить набор рисков, оценить стоимость их страхования, на основании тендера определить лидеров на рынке страховых услуг и подготовить к заключению соответствующие договоры со страховщиками. Важно, чтобы к завершению строительства объекта и вводу его в эксплуатацию страховой договор был заключен. Причем некоторые собственники привязывают заключение договора страхования к моменту получения свидетельства о праве собственности, а, как известно, этот процесс часто затягивается, арендаторы въезжают на объект гораздо раньше, и отсутствие страхового полиса у инвестора увеличивает его риски.

Вопросы дальнейшей эксплуатации и обслуживания объекта недвижимости
И этот аспект работы должен быть предусмотрен и оговорен заранее. Необходимо следующее: 

Для эксплуатации и управления объектом на период отделочных работ арендаторов управляющая компания обязана предусмотреть четкий регламент действий, который включает порядок работы подрядных организаций по отделке, доступ на объект, объем оказываемых услуг по эксплуатации на данный период, порядок действия при возникновении чрезвычайных ситуаций и пр.

К моменту въезда арендаторов объект должен быть полностью готов к функционированию, что подразумевает не только практическое завершение процесса строительства, но и наличие установленных правил, согласно которым будет работать управляющая компания, а также находиться в здании арендаторы, посетители, представители собственника.

Такой свод правил должен формироваться УК с момента разработки концепции объекта до ввода в эксплуатацию и включать все основные условия нахождения в здании, регламент действий в той или иной ситуации, что, в свою очередь, позволит принести ощутимую пользу в решении наиболее часто встречающихся оперативных вопросов.

Действия управляющей компании должны быть направлены на то, чтобы сформировать штат собственного персонала, который будет обслуживать объект, а также организовать привлечение подрядных организаций. Гораздо эффективнее складывается работа УК, когда персонал и подрядчики знакомятся с объектом на этапе строительства, готовятся к непосредственному оказанию услуг, формируя нужные регламенты работ, планы действий, закупают необходимое оборудование и инструменты.

Говоря о работе с арендаторами до их непосредственного въезда на объект, заметим следующее: действия УК должны быть направлены на то, чтобы предоставить всю необходимую информацию о составе услуг, методах их предоставления, системе взаиморасчетов, дополнительных услугах по индивидуальным требованиям арендаторов.

Вопросы строительства объекта.
Приемка в эксплуатацию
Участие управляющей компании и на этих этапах также необходимо. Здесь надо обеспечить: 

Как правило, участие управляющей компании на этапе строительства объекта актуально в момент начала монтажа инженерного оборудования с целью контроля выполнения принятых проектных решений, обеспечения средств доступа к оборудованию для дальнейшей эксплуатации, а также участия в принятии решений в случае отклонения от проекта. Также задачей УК на данном этапе является формирование базы данных гарантийных обязательств подрядчиков строительства, что влияет на бюджет первого года эксплуатации здания.

Особо стоит обратить внимание на подготовку и непосредственное проведение процесса приемки здания в эксплуатацию. Действия УК заключаются в следующем:

Стоит отметить, что, по сложившейся рыночной практике, процесс государственной приемки объекта в эксплуатацию почти всегда отделен от стадии практической и окончательной приемки. Это связано с тем, что интерес собственника – как можно раньше осуществить государственную приемку для того, чтобы подать документы для оформления права собственности на объект и иметь возможность получать арендные платежи. Другая причина состоит в том, что арендаторы желают занять помещения как можно раньше и зачастую готовы находиться на арендованных площадях в отсутствие свидетельства о праве собственности на объект у инвестора. В этом случае управляющая компания разрабатывает механизм официальной и практической приемки. Задача УК при практической приемке – проследить, чтобы генеральный подрядчик завершил все работы, предписанные проектом, и устранил все имеющиеся дефекты. УК должна принять в эксплуатацию полностью функционирующий объект, с учетом работы всех инженерных систем в соответствии с проектными спецификациями. В случае если дефекты не устранены, управляющая компания совместно с собственником разрабатывает план привлечения альтернативных подрядных организаций для устранения дефектов, а также производит завершение невыполненных строительно-монтажных и пуско-наладочных работ собственными силами.

Не стоит скрывать, что приемка объекта в эксплуатацию – самый сложный момент во всем процессе работы для всех участников строительства объекта. Часто имеют место случаи, когда отсутствует исполнительная документация, налицо существенные дефекты строительства, однако задача принять объект в эксплуатацию остается.

При этом нельзя сказать, что есть явно виноватые стороны. По нашему мнению, отсутствие единой системы и целостности в сдаче-приемке объекта вызвано такими факторами, как наличие жестких сроков, поставленных перед генподрядчиком по завершению строительства, перед собственником объекта – по обязательствам перед арендаторами, перед управляющей компанией – по скорейшей приемке объекта и началу эксплуатации и управления в полном объеме. Все это часто происходит в условиях, когда арендаторы уже въехали в здание, а параллельно каждая сторона-участник процесса строительства завершает свой участок работы, создавая таким образом не совсем комфортную обстановку для конечных пользователей объекта. А вообще, есть такое мнение, что строительство нельзя завершить, его можно только прекратить.

Только общей волей и усилиями, адекватным пониманием со стороны всех участников строительства, готовностью идти на компромисс и гибкостью достигаются взаимоприемлемые решения.